Dossier administratif

La constitution du dossier administrative de soutenance doit être anticipée (délais pouvant atteindre 12 semaines, voire 16 semaines en période estivale).
Les instructions sont disponibles sur le site de votre établissement d'inscription :Le dossier d'autorisation de soutenance doit être signé dans l'ordre de transmission par le directeur de thèse puis le directeur de l'école doctorale (via le secrétariat) avant d'être transmis à l'administration de votre établissement de rattachement.

A noter : les jurys ne peuvent pas être "pré-validés "de façon provisoire par email ou de façon informelle: seule la composition figurant dans le dossier officiel sera validée.
Ce fichier doit être rempli en totalité, signé par le directeur ou la directrice de thèse, puis envoyé entier au Secrétariat E2M2 , accompagné des publications pour justifier le nombre de rapporteurs.
Il sera signé par le directeur de l'ED via le secrétariat, et vous sera renvoyé par email.

Autorisation de soutenance

Les rapporteurs rendent leur rapport à l'établissement d'inscription (Lyon 1, INSA Lyon ou ENS Lyon) et ces rapports sont transmis à l'école et lus par le Directeur de l'école qui propose au Président / Directeur de l'Université / INSA / ENS d'autoriser ou non la soutenance.

Jury

Composition

Les nouvelles règles relatives au doctorat sont publiées dans l'arrêté du 26 mai 2016. Il est à l'origine des directives des établissements: vérifier les règles de jury de soutenance auprès de votre établissement d'inscription: Lyon1, INSA ou ENSL.
Le nombre des membres du jury est compris entre 4 et 8.
Il est composé au moins pour moitié de personnalités françaises ou étrangères, extérieures à l'école doctorale et à l'établissement d'inscription du doctorant
La répartition femmes / hommes doit être équilibrée (cf règles de l'établissement)
La moitié du jury au moins doit être composée de professeurs ou assimilés
Certains établissements (ex: Lyon1) requièrent la présence d'un enseignant-chercheur-avec-HDR de l'établissement.
Le directeur de thèse participe au jury, mais ne prend pas part à la décision.
NB: Il est comptabilisé comme membre de ce jury, il est donc pris en compte dans les ratios (ex: membres internes vs externes).
Les membres du jury désignent parmi eux un président; il doit être professeur ou assimilé ou un enseignant de rang équivalent.
Rapporteurs
Le jury comprend au moins 2 rapporteurs habilités à diriger des recherches HDR ou appartenant à une des catégories visées à l'article 11 de l'arrêté.
Les rapporteurs doivent être extérieurs à l'école doctorale et à l'établissement du candidat. A noter : les rapporteurs étrangers peuvent rédiger leur rapport en anglais.
A E2M2, si le/la doctorant-e n'a pas publié d'article en 1er auteur sur la thèse, il est demandé un 3ème rapporteur.
Celui-ci doit être de nationalité étrangère et rattaché à un établissement à l'étranger.
Ce rapporteur étranger devra avoir un cursus au moins équivalent à celui d'un chercheur ou enseignant-chercheur HDR en France, c'est-à-dire avoir encadré une ou plusieurs thèses, et publié avec ses doctorant-e-s.

Recommandations

Les rapporteurs interviennent dans l'équilibre du jury.
Ils sont, sauf exception, toujours membres du jury.
Ils ne peuvent être de l'Université de Lyon, ni membres de l'école doctorale E2M2. Ils ne doivent pas avoir participé directement au travail de thèse ni avoir été coauteurs avec le doctorant (mais ils peuvent être au fait de ce travail, par exemple avoir été "referee" pour un article, mais sans avoir poussé la coopération au delà).
Il est possible que certains membres du comité de suivi du doctorant soient invités à participer au jury au titre d'examinateur(s); en revanche, ils ne peuvent pas l'être au titre de rapporteur.
Les examinateurs peuvent avoir été membres du comité de suivi du doctorant. Il faut cependant éviter les conflits d'intérêt, comme par exemple choisir des collègues ayant des liens de parenté trop proches avec le/la doctorant-e ou les directeurs de thèse.
Il est conseillé de choisir un jury à plus de 4 membres pour anticiper tout problème de désistement.
Le choix d'un membre du jury pour des raisons ne relevant pas de la science est à éviter.

Langue et Format

Thèse en Français ou autre langue ?

La langue naturelle de la thèse est le français car c'est un diplôme national.
Il est toutefois ouvert la possibilité à tout doctorant d'écrire et de soutenir sa thèse en une autre langue que le français (voir conditions établissement de soutenance).
Celà doit être justifié, par ex. :
• Par la nécessité pour tous les membres du jury de comprendre le texte puis d'intervenir dans les débats.
• Par la nécessité de diffuser l'information hors de France.
• Par le fait, pour les doctorants n'ayant pas fait tout leur cursus en français, de mieux s'exprimer par écrit dans une autre langue.
Un résumé substantiel en français doit cependant être adjoint (environ 5 à 10 pages).

Forme de la thèse : classique ou sur articles ?

La forme de la thèse est libre : classique, sur articles, mixte. C'est en accord avec le directeur que la décision est prise.
Attention il faudra "lier" les articles, les replacer dans une problématique générale et intégrer une discussion-synthèse (ne pas oublier aussi les annexes techniques, très souvent exclues des articles proprement dits).

Contraintes de diffusion/publication des travaux

La thèse ne peut valablement être soutenue sans mise à disposition de la communauté scientifique des résultats (posters et congrès) et sans jugement du travail par des pairs (publications).
Du fait de la spécificité de certaines recherches conduites dans l'ED, il est difficile de fixer un nombre d'articles publiés préalablement à la soutenance.
Si certaines équipes peuvent assurer un nombre de publications proche de 2 ou 3 articles par thèse, ce chiffre est impossible à atteindre quand les données sont obtenues sur de longues périodes.
A E2M2, il est demandé :
Au moins un article en premier auteur, accepté ou publié, dans une revue internationale "peer-reviewed". Les brevets sont aussi pris en considération.

NB : Une thèse n'ayant fait l'objet d'aucune publication devra être soumise à la lecture obligatoire de 3 rapporteurs, dont au moins un rapporteur étranger (=de nationalité étrangère ET issu d'un établissement à l'étranger).
Ce rapporteur étranger devra avoir un cursus au moins équivalent à celui d'un chercheur ou enseignant-chercheur HDR en France, c'est-à-dire avoir suffisamment publié, et encadré une ou plusieurs thèses.

Lieu de soutenance

  • La soutenance est publique, sauf dérogation accordée à titre tout à fait exceptionnel par le chef d'établissement si le sujet de la thèse ou des travaux présente un caractère confidentiel avéré. Le lieu naturel de soutenance est celui de l'établissement de rattachement: l'Université Claude Bernard dans toutes ses composantes, l'INSA Lyon, l'ENS Lyon.
  • Dans les faits, le lieu de soutenance peut être un site de l'Université de Lyon (UDL)
  • Les soutenances dans des stuctures éloignées de l'UDL sont impossibles.
Réservation des salles
Il faut réserver vous-même un amphithéatre.
Attention il faut vous y prendre longtemps à l'avance, surtout pour les soutenances de décembre et de juin !

Visioconférence
A titre exceptionnel, et à l'exception de son président, les membres du jury peuvent participer à la soutenance par des moyens de visioconférence (voir dispositions de chaque établissement).